Què és iArxiu
L'arxiu segur de les administracions públiques catalanes
DOCUMENTS
Necessitat o repte
Cada cop les administracions públiques comencen a crear i a rebre documents en format exclusivament electrònic que cal conservar durant un període determinat o fins i tot de forma permanent, garantint-ne la integritat del contingut, la validesa administrativa i jurídica, l’accés i la recuperació al llarg del temps sigui quin sigui l’entorn informàtic en què s’hagin produït.
En aquest nou context de gestió, la funció de preservació i arxiu de documents en suport electrònic esdevé un element cabdal i estratègic que ha d’ajudar al desenvolupament i la construcció d’una administració electrònica eficient, més moderna, oberta, participativa i segura. Per tal d’evitar que la conservació suposi una trava a la modernització de les administracions, CATCert ha desenvolupat un servei de preservació i arxiu electrònic, anomenat iArxiu.
Definició
Es tracta d’un servei de preservació i arxiu electrònic que garanteix que els expedients/documents que genera o rep una organització en l’exercici de les seves funcions es mantinguin íntegres, fiables, autèntics i accessibles al llarg del seu cicle de vida.
La voluntat és oferir aquest servei a les administracions públiques catalanes per tal que, mitjançant els protocols d’ingrés pertinents, puguin transferir els seus documents a la plataforma iArxiu. El servei inclou, a grans trets:
La creació d’una plataforma tecnològica d’arxiu digital o repositori per emmagatzemar els documents electrònics que pugui garantir al llarg del temps l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat, la seguretat i la disponibilitat dels documents electrònics i llur informació.
El desenvolupament d’estratègies o solucions tecnològiques per tractar els problemes derivats de la durabilitat dels suports i l’obsolescència de la tecnologia
Usuaris
Les administracions públiques catalanes que hagin de preservar documents electrònics a llarg termini i necessitin garantir l'autenticitat i la integritat dels seus continguts, així com l'accessibilitat, la disponibilitat i la seva legalitat.
Funcionalitats
La plataforma iArxiu està formada per cinc mòduls funcionals. El mòdul d'ingrés inclou totes les funcionalitats relacionades amb la preparació, transferència i ingrés dels paquets d'informació de transferència (PIT) generats pels productors de la documentació cap a la plataforma iArxiu seguint el protocol de transferència definit per CATCert. El PIT és un contenidor XML que inclou els documents a preservar més les metadades descriptives que facilitin la seva recuperació i accés.
Quan aquests PIT ingressen al mòdul d'arxiu se'ls aplica un conjunt de controls per verificar la seva integritat, autenticitat i idoneïtat amb els requeriments de conservació. Finalment, per assegurar la seva integritat s'incorpora una signatura electrònica d’arxiu. A aquesta normalització del PIT s’anomena paquet d'informació d'arxiu (PIA). El PIA serà emmagatzemat al repositori digital el temps que s’estableixi i se li aplicarà la política de preservació adequada i pertinent per garantir la seva correcta conservació i accés a llarg del temps.
El mòdul de preservació s'encarrega de gestionar el cicle de vida dels documents i implementar les estratègies de preservació més idònies per garantir la conservació dels PIA (per exemple: migració de formats, consistència i ressegellat).
Per atendre a les sol•licituds de consulta i visualització de documents s'ha construït un mòdul d'accés. Aquest mòdul inclou: el propi accés als PIA utilitzant un motor de cerques per metadades descriptives; la consulta de metadades; la descàrrega i visualització dels fitxers; l'expedició de còpies autèntiques electròniques i, sobretot, un servei de conversió de documents en línia que permet visualitzar els documents en multitud de formats i així facilitar la seva disponibilitat futura.
L'últim mòdul, el d'administració és el que permet gestionar correctament el funcionament de la plataforma. Inclou la gestió dels usuaris del sistema, de la jerarquia documental, de les polítiques de disposició i d'accés, dels vocabularis i plantilles de metadades, a més de l'administració del registre d'auditoria i de les estadístiques d'ús del sistema.
Modalitats d'ús
Donada la heterogeneïtat de necessitats i estructures de les administracions, hi ha dues formes d’accedir al serveis de la Plataforma iArxiu:
1- Integració amb aplicació corporativa (p.e. gestors documentals, gestors d’expedients) mitjançant els serveis web que ofereix la plataforma.
2- Sense integració, utilitzant les funcionalitats via web:
a) Accés amb certificat digital a la web de referència:enllaç
b) Accés a la web de referència mitjançant l’eaCat: enllaç
Cada cop les administracions públiques comencen a crear i a rebre documents en format exclusivament electrònic que cal conservar durant un període determinat o fins i tot de forma permanent, garantint-ne la integritat del contingut, la validesa administrativa i jurídica, l’accés i la recuperació al llarg del temps sigui quin sigui l’entorn informàtic en què s’hagin produït.
En aquest nou context de gestió, la funció de preservació i arxiu de documents en suport electrònic esdevé un element cabdal i estratègic que ha d’ajudar al desenvolupament i la construcció d’una administració electrònica eficient, més moderna, oberta, participativa i segura. Per tal d’evitar que la conservació suposi una trava a la modernització de les administracions, CATCert ha desenvolupat un servei de preservació i arxiu electrònic, anomenat iArxiu.
Definició
Es tracta d’un servei de preservació i arxiu electrònic que garanteix que els expedients/documents que genera o rep una organització en l’exercici de les seves funcions es mantinguin íntegres, fiables, autèntics i accessibles al llarg del seu cicle de vida.
La voluntat és oferir aquest servei a les administracions públiques catalanes per tal que, mitjançant els protocols d’ingrés pertinents, puguin transferir els seus documents a la plataforma iArxiu. El servei inclou, a grans trets:
Usuaris
Les administracions públiques catalanes que hagin de preservar documents electrònics a llarg termini i necessitin garantir l'autenticitat i la integritat dels seus continguts, així com l'accessibilitat, la disponibilitat i la seva legalitat.
Funcionalitats
La plataforma iArxiu està formada per cinc mòduls funcionals. El mòdul d'ingrés inclou totes les funcionalitats relacionades amb la preparació, transferència i ingrés dels paquets d'informació de transferència (PIT) generats pels productors de la documentació cap a la plataforma iArxiu seguint el protocol de transferència definit per CATCert. El PIT és un contenidor XML que inclou els documents a preservar més les metadades descriptives que facilitin la seva recuperació i accés.
Quan aquests PIT ingressen al mòdul d'arxiu se'ls aplica un conjunt de controls per verificar la seva integritat, autenticitat i idoneïtat amb els requeriments de conservació. Finalment, per assegurar la seva integritat s'incorpora una signatura electrònica d’arxiu. A aquesta normalització del PIT s’anomena paquet d'informació d'arxiu (PIA). El PIA serà emmagatzemat al repositori digital el temps que s’estableixi i se li aplicarà la política de preservació adequada i pertinent per garantir la seva correcta conservació i accés a llarg del temps.
El mòdul de preservació s'encarrega de gestionar el cicle de vida dels documents i implementar les estratègies de preservació més idònies per garantir la conservació dels PIA (per exemple: migració de formats, consistència i ressegellat).
Per atendre a les sol•licituds de consulta i visualització de documents s'ha construït un mòdul d'accés. Aquest mòdul inclou: el propi accés als PIA utilitzant un motor de cerques per metadades descriptives; la consulta de metadades; la descàrrega i visualització dels fitxers; l'expedició de còpies autèntiques electròniques i, sobretot, un servei de conversió de documents en línia que permet visualitzar els documents en multitud de formats i així facilitar la seva disponibilitat futura.
L'últim mòdul, el d'administració és el que permet gestionar correctament el funcionament de la plataforma. Inclou la gestió dels usuaris del sistema, de la jerarquia documental, de les polítiques de disposició i d'accés, dels vocabularis i plantilles de metadades, a més de l'administració del registre d'auditoria i de les estadístiques d'ús del sistema.
Modalitats d'ús
Donada la heterogeneïtat de necessitats i estructures de les administracions, hi ha dues formes d’accedir al serveis de la Plataforma iArxiu:
1- Integració amb aplicació corporativa (p.e. gestors documentals, gestors d’expedients) mitjançant els serveis web que ofereix la plataforma.
2- Sense integració, utilitzant les funcionalitats via web:
a) Accés amb certificat digital a la web de referència:enllaç
b) Accés a la web de referència mitjançant l’eaCat: enllaç
